行政助理是一个宽泛性职位,其工作内容可以涵盖多个方面,主要涉及公司内部的行政管理和支持工作。以下是行政助理的主要职责:
员工考勤管理:
记录员工的出勤情况,包括工作时间、加班时间等,并处理工资和加班工资的核算。
文件与档案管理:
整理、归档公司文件和档案,包括起草、修订和管理各类文件,确保文件的准确性和可追溯性。
日程安排与会议支持:
安排主管的日程,准备和完成各类文件报表,协助安排会议,包括会前准备、会议记录和会后内容整理。
行政事务处理:
处理和维护主管日程,传达通知、分发文件,安排公司各种会务和组织员工活动,接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈。
办公环境管理:
负责办公用品的采购、管理和分发,维护记录管理系统和执行基本的簿记工作。
人力资源支持:
协助人事部门进行员工招聘、培训、绩效管理和福利发放等工作。
内部协调与沟通:
协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作,参与公司绩效管理、考勤等工作,执行奖惩办法。
对外联络与接待:
负责公司与外部机构的联络工作,包括与供应商、服务商等建立和维护良好的合作关系,处理信函、邮件的收发工作。
其他行政服务:
包括办理公司年检、复印打印、员工福利采购等行政事务和手续。
总的来说,行政助理的工作内容较为多元化,需要具备良好的组织协调能力、沟通能力和细致的工作态度,以确保公司内部行政事务的顺利进行和高效运转。